Las ventajas de pasar de AX a D365 están ampliamente documentadas y muchas empresas ya han realizado el cambio con éxito. Sin embargo, la migración o actualización de AX a D365 puede ser una experiencia complicada y, cuanto mayor sea su organización, más difícil puede resultar. Después de haber ayudado a varios clientes a lo largo de esta experiencia -desde empresas medianas a grandes multinacionales que implementan en varios países y diferentes unidades de negocio- nos gustaría compartir algunas de nuestras principales observaciones y recomendaciones a la hora de embarcarse en este viaje para ayudar a garantizar una experiencia y un resultado mejores y más exitosos.
1. Asignación de tiempo por las personas clave
Asegurarse de que se ha asignado tiempo suficiente para que el personal clave participe plenamente en el proyecto es clave para que puedan realizar a fondo todas las actividades necesarias, incluido el diseño del proceso, la validación del sistema, las pruebas, la validación de datos y el cálculo de costes.
Cuando esto no se hace correctamente, el proyecto invariablemente se ralentiza, se encarece y los resultados finales no suelen ser óptimos. Hemos visto que esto ocurre tan a menudo que diríamos que la distribución del tiempo es uno de los elementos más importantes para que el proyecto se ajuste a las instrucciones, los plazos y el presupuesto.
2. Gestión del cambio
Implicar a Recursos Humanos es realmente importante, ya que supone reconocer que este proyecto implica un cambio significativo dentro de la organización. Lamentablemente, esto no siempre ocurre.
Esta migración de software afectará a la mayoría, si no a todas, las áreas de funcionamiento de la empresa y a las personas. Serán necesarios nuevos procesos, nuevas formas de hacer y analizar las cosas, y nuevos hábitos que se incorporarán a la rutina diaria de la mayoría de los empleados. Cambiar la forma de hacer las cosas es siempre un reto y debe gestionarse adecuadamente.
No implicar a RR.HH. en este proceso de gestión del cambio puede acarrear varios problemas: adopción inadecuada del sistema (total o parcial), desmotivación, ineficacia de las operaciones, falta de implicación, calidad inadecuada de la implantación e incluso pérdida de empleados, entre otros. Es imperativo que los empleados participen en el cambio y sepan cuáles son las ventajas para su rutina diaria y su función, así como las ventajas generales para la empresa. La participación de RR.HH. ayudará a potenciar los aspectos positivos y a reducir los negativos, así como a garantizar el éxito del proyecto.
3. Empezar poco a poco
Si es posible, realice el proyecto por etapas e, idealmente, empiece por las menos complejas.
Este punto es especialmente aplicable en empresas que, por ejemplo, son multinacionales y necesitan realizar migraciones país por país.
También puede ser una opción para las empresas que, en determinadas áreas de negocio, no utilizan AX sino otros sistemas integrados. En estos casos, existe la posibilidad de integrar D365 F&O con dichos sistemas en una primera etapa, y sustituirlos por las funcionalidades de D365 F&O en etapas posteriores.
4. Identificar las necesidades de información desde el principio
Para que cualquier implantación tenga éxito, un factor clave es establecer un seguimiento del proyecto centrado en el seguimiento y control de las necesidades de información requeridas por cada puesto/rol desde el inicio del proyecto. Esto incluirá la información por parte de los usuarios de los diferentes roles para permitirles realizar sus actividades diarias de forma adecuada y eficiente, así como la información requerida por la Dirección para el seguimiento del negocio y la toma de decisiones.
Esta vía de proyecto continúa con la personalización, o desarrollo, de las consultas, informes y paneles de BI necesarios.
Resolver algunas necesidades de información después de la "puesta en marcha" es posible, pero las necesidades clave tienen que estar identificadas y atendidas idealmente antes, permitiendo a todo el mundo realizar correctamente su trabajo desde el primer día, lo que es esencial para que una implantación se considere un éxito.
5.Documentar correctamente
Se recomienda alcanzar un nivel equilibrado de documentación.
Documentar demasiado o demasiado poco generará riesgos de expectativas incumplidas, o de desajuste en lo que se espera del sistema. Además, dificultará la formación y la posterior transmisión de conocimientos a lo largo del tiempo.
El personal clave que impulse el proyecto necesitará documentación suficiente para poder validar el diseño de la solución a implantar, sin que resulte demasiado abrumadora, y facilitar así su estudio y comprensión. En este tipo de proyectos, más documentación no significa mejor.
6. Considere su Microsoft Partner como parte del equipo
Desde nuestra experiencia, y sobre todo teniendo en cuenta los numerosos retos que conlleva un proyecto de esta naturaleza, son muchos los beneficios que obtienen la empresa y partner trabajando como un solo equipo, con objetivos comunes y priorizando el éxito del proyecto por encima de todo. Trabajar como un solo equipo con un único objetivo y con una actitud constructiva ayuda a centrarse en realizar bien la tarea.
En la mayoría de los casos, su MSP ya habrá llevado a cabo este tipo de proyecto con anterioridad y habrá aprendido a superar los problemas, conocer los atajos que pueden tomarse y las adaptaciones específicas del sector que pueden resultar útiles. Trabajar como parte de un equipo ayuda a aportar todo este aprendizaje y experiencia en beneficio de todo el equipo.
Quiénes somos
Dynamo Global es una empresa de confianza de Microsoft Partner con más de 15 años de experiencia en el apoyo a empresas medianas de todo el mundo con sus plataformas Microsoft AX y D365.Contamos con una amplia experiencia en implementaciones, migraciones e integraciones de Microsoft y podemos ofrecer migraciones de sistemas sin problemas, seguras y altamente compatibles para garantizar que estén configuradas para adaptarse a los procesos en curso e integradas, cuando sea necesario, con los sistemas existentes, las personalizaciones y las aplicaciones de terceros.
Nuestra experiencia puede ayudarle a maximizar los beneficios de su sistema ERP de Microsoft para ayudarle a optimizar el rendimiento empresarial, así como apoyar la rentabilidad.
Para más información sobre lo que hacemos, consulte aquí.
Puede consultar información y consejos adicionales sobre el paso de AX a D365 en nuestra sección de recursos.